每个人对时间管理的理解，其实都不太一样。哪怕是同一个人，在不同的人生阶段，感悟也会发生变化。如果让我用一句话来概括现在的时间管理观，那就是：任务取舍、优先级划分、制订计划。如果你还没建立自己的时间管理体系，可以先看看这篇：时间无法管理，能管的只有选择和计划最近这段时间要干哪些活，提前有个规划，这个过程本质上就是“取舍”——哪些事值得投入精力，哪些事该果断放弃。对于值得投入的任务，再按重要和紧急程度排个优先级。既重要又紧急的，立刻安排时间处理。如果你目前还是执行者，暂时没有“决定哪些事不干”的权利，那就从优先级划分开始做起。方法不复杂，道理也不难懂，剩下的就是照着去做。至于怎么落地，完全看个人习惯：

有人喜欢手写笔记，在笔记本上记录、分级、做计划，一样能管好自己的时间；
有人习惯用Excel表格，做好模板，及时填写任务信息和时间消耗，也能达到目的；
还有人喜欢用程序，那就选一个顺手的系统，装在电脑和手机上，日常把任务记录进去。

今天，咱们主要聊聊第三种方法——如何用程序进行时间管理。我目前在用的是Super Productivity。这是一款开源软件，完全免费。支持网页版、电脑端、移动端多平台同步，官方下载地址在这里：

https://super-productivity.com/download/

我们需要什么样的时间管理工具？

在掌握了基本的时间管理方法后，我们对工具的需求其实很明确：

具备基本的待办和日程管理功能，能标记任务是否完成；
能把任务拆分成子任务；
能在任务下添加描述或备注，方便记录详情；
有日历视图，直观看到时间安排；
能记录和统计每件事的耗时，知道时间都去哪儿了；
数据能导出到本地——这点非常重要！你记录的数据是时间管理的核心资产，有些软件对导出限制很多，时间久了换平台的成本会非常高；
电脑与手机能同步；
免费使用。

这几年我在工具选择上花了不少时间，也踩过不少坑。市面上的工具大致可以分为三类：待办事项、日程管理、时间记录。

待办事项类

典型代表是Windows自带的Microsoft To Do。我用了好几年，待办功能够用，但最后放弃的原因是：无法记录每个任务的时长。官方地址：

https://to-do.live.com/tasks/zh-cn/

日程管理类

典型代表是Outlook日历。它和Microsoft To Do数据互通很方便，但日历类应用侧重的是“某个时间段该做什么”，并不关注任务是否完成，也无法标记完成状态或记录耗时。所以我也放弃了。官方地址：

https://outlook.live.com/calendar/view/month

时间记录类

典型代表是Clockify。它的强项是时间记录，安装后可以监控你在什么时间操作了哪些程序，自动生成统计报告，这点确实方便。但我在测试时发现，Win端自动记录系统耗时时多次莫名卡死，网页端和电脑端数据也不同步。而且，这类专业时间记录工具并不适合当待办用。官方地址：

https://app.clockify.me/calendar

以上三类工具都支持网页版、电脑端、移动端同步，你可以通过官方页面先在网页版体验一下功能。

为什么最终选了SuperProductivity？

答案很简单：上面三类工具存在的问题，它都解决了。下面就来聊聊，想要提高效率、做好时间管理，具体该怎么上手。先声明两点：

这是个人经验分享，不一定适合所有人，仅供参考；
这不是官方使用手册，基本操作如果找不到，建议去官方文档或搜索引擎里查，那里更详细。

第一步：下载、安装

下载地址见上文。建议手机和电脑都装上，数据同步后用起来更方便。

第二步：建分类

先想清楚你要在系统里记录哪些内容。如果刚开始没头绪，可以先建三个大类：家庭、工作、个人。因为这三个是大类，每项下面还会有很多小类，所以要把它们建成文件夹。

小贴士：你知道为什么界面显示的是中文繁体吗？因为“Projects”在简体中文下会被默认翻译成“项目”，有点难理解。这个菜单其实就是系统中所有任务的集合，新建的家庭、工作、个人，就是你要记录的所有任务的大类。大类下还可以继续建子类、小类。

第三步：建标签

现在不要手动建标签。点击看板（图中Boards），系统会自动创建两个标签：重要、紧急。右侧看板从上到下、从左到右，分别是：紧急且重要、紧急不重要、不紧急但重要、不紧急也不重要。这四个板块会列出所有你标记了标签的任务，很容易找出该先处理什么。一般我们都会先处理紧急且重要的，再处理紧急不重要的。

如果在看板中找不到子任务，可以右键点击看板名称，再点编辑菜单（图中的Edit），找到Only parent tasks（仅显示主任务），取消勾选后，子任务就能显示了。

第四步：建任务

分类和标签建好后，就可以开始建任务了。如下图，点击页面上方的 + 图标（图中1位置），就是新建任务。录入标题即可快速创建，详细内容可以回头再补充。养成给每个任务估算时长的习惯（图中2位置）。这样任务开始时，系统会自动记录你每天在这个任务上投入的时间；任务完成后，还能和计划时间做对比，方便进行成本分析。如果任务比较复杂，可以拆分成多个子任务（图中3位置）。每个子任务都可以设置估算时间，主任务会自动汇总。

每个任务都能设置开始时间和截止时间，系统会根据开始时间设定提醒。别忘了给每个任务加上标签。标签的作用，就是让你在任务多的时候，清楚知道自己该先干啥。

建好任务后，在规划列表（图中的“规划师”）和日历视图（图中的“赛程”）下，可以直观查看任务分布情况，如下图：

第五步：执行任务

任务设定了开始时间后，开始前会有弹窗提醒。点击弹窗中的“开始任务”，或者下图任务条中的开始图标，就可以开始计时了。

任务完成后，点击停止图标结束计时；勾选任务左侧的方框，就标记为完成。如果误点完成，可以从视图下方找到该任务，再点一下就恢复成激活状态了。

如果忘记点计时按钮，也可以手动录入花费时间，位置和创建任务时录入估算时间的地方一样。

第六步：归档任务

在“今天”页面，任务列表最下方有“完成一天任务”的按钮，点击它。

系统会弹出今日任务清单，显示各项任务花费了多长时间等信息。

这里不要着急点“结束一天”。先回顾一下今天实际执行了哪些任务，和系统清单是否一致。如果不一致，请回到“今天”页面，把有用的信息补充完整后再结束一天的工作。我们记录时间，不是为了给别人看，而是为了掌握自己真实的时间花费情况，优化时间分配，提高效率。所以，一定要真实。花三分钟回顾一天的任务，补充没有记录的内容，然后评估执行情况——这本身就是对今日的一次整体反思。

做完这些后，点击“结束一天”按钮。已完成的任务就会变成归档状态。

写在最后

你能看到这里，恭喜你，你已经具备了为自己规划和记录时间的能力，也开始逐渐养成记录、反思的习惯了。其实方法都挺简单，贵在坚持。记录一段时间后，当你回头分析这段时间，你会感谢正在认真记录的自己。接下来我会在时间管理合集中，继续介绍如何分析时间的花费情况，如何同步数据到移动端，如何接入AI分析近期状态等。你在时间管理方面有什么好的方法或工具，欢迎在评论区告诉我们。