随遇而学 · AI 减负模板包(关注即领)

AI 减负模板包(关注即领)

随遇而学 · 聚焦 AI 办公减负实战 作者 知行:能源行业从业二十年,长期负责办公室行政、内勤协调与项目管理工作,日常与各类办公软件、报表、会议纪要、流程文档打交道。本包是结合一线工作经验整理的可直接套用的工具集合。

本模板包面向办公室工作人员,目标是把日常事务中重复、繁琐的部分,通过规范的方法与现成工具加以减轻。内容不追求"看上去全面",而是围绕真实办公场景设计,力求打开即可使用、照做即可见效。


本包内容(共四部分,附使用提示)

序号 内容 解决什么问题 所在章节
需求描述模板与 AI 沟通方法 多数人并非"不会做",而是"说不清需求"。本部分提供把模糊想法转化为清晰需求的结构化模板,以及和 AI 高效协作的原则——这是我用 AI 搭建内部小工具的实际方法 见 ①
常用工具清单 市面 AI 工具众多,本部分列出工作中实际常用、确实能提效的几类,并标注上手成本与适用场景,便于按需选用 见 ②
20 个即取即用提示词 覆盖会议、周报、报表、写作、项目管理等高频场景。复制提示词、替换占位内容、发送给任意 AI,即可获得成稿 见 ③
可直接使用的文件模板(重点) 不是截图示例,而是可打开编辑的 Excel(含公式)、Word、PPT。打开即可填入,无需自行搭建 见 ④(配套文件在「真实文件模板/」文件夹)
安全使用提示 用 AI 处理工作文件时的注意事项:重要改动前先备份、要求"原地修改"而非重新生成,避免文件丢失或格式错乱 见 ① · 第 9–10 条原则

使用建议

  1. 先阅读 ①。能否把需求说清楚,决定了后续所有工作能否顺利。这是整套模板包的核心。
  2. 根据当天最棘手的任务,从 ③ 选取对应提示词,将【】中的内容替换为实际情况,发送给常用 AI 工具(豆包、Kimi、通义、文心、ChatGPT 等均可)。
  3. 直接打开 ④ 中的文件模板。Excel 内置公式,填入数据即可自动计算;Word、PPT 替换文字即为成品。

说明:AI 生成的第一版通常仍需调整。在结果后补充一句"再精简一些""改用更正式的措辞""用表格呈现",往往能显著提升质量。建议多轮交互,而非一次求成。


关于作者与这份资料

作者在能源行业工作二十年,长期身处办公室与项目管理一线,对各类行政事务、内勤协调、报表统计、流程文档有较多实务经验。近年来借助 AI 工具,将原本耗时的重复劳动大幅压缩,也独立完成过面向内部使用的小工具开发。

本模板包作为关注本公众号的见面礼免费提供。如对"Excel 自动化 + 行业专属进阶"内容有进一步需求,公众号菜单设有低价升级入口,可酌情选用。

希望这些内容能帮助您更从容地应对日常工作。


分类导航

① 需求描述模板与 AI 沟通方法

随遇而学 · 作者 知行 · 本部分是整套模板包的核心

先说明一个基本判断:多数人在借助 AI 完成工作时,真正的障碍并非"不会做",而是"说不清需求"。

作者在能源行业工作二十年,长期负责办公室行政、内勤协调与项目管理,对各类报表、纪要、流程文档有较多实务经验。近年来借助 AI 工具,不仅将大量重复劳动压缩,也独立完成了面向内部使用的小工具开发。这一部分的经验,来自上述实际过程。

当前的 AI 工具(例如微信内的 CodeBuddy)已能够直接协助编写程序。但其工作依据是使用者提供的需求:需求清晰,非技术人员也能做出可运行的工具;需求含糊,AI 给出的结果往往偏离预期,仍需返工。

因此,本部分将作者"用 AI 做出第一个小工具"的实际方法,整理为两项内容: - 需求描述模板:把"我想要一个工具"转化为 AI 一次即可做对的结构化需求。 - 与 AI 沟通的 10 条原则:如何与 AI 对话,使其一次写对、减少返工。

作者开发的内部小工具(用于记录运动、学习、费用并生成统计),包含四十余个文件、五个页面,全程通过与 AI 对话完成。下文即为当时使用的框架。


第一部分:需求描述模板(填空式,六要素)

无论制作小程序、Excel 自动化,还是请 AI 编写脚本,都建议先填写下列模板。任意一项留空,AI 都容易偏离方向。

【1. 我要解决的具体问题】
场景:________________________________(谁、在什么情况下、遇到什么麻烦)
痛点:________________________________(目前如何应付、耗费多少精力)

【2. 核心功能】(列出 3-5 个,每项一句话)
- 功能1:________________________________
- 功能2:________________________________
- 功能3:________________________________

【3. 谁使用、在哪里使用】
用户:________________________________(自己 / 团队 / 客户)
设备:________________________________(手机微信 / 电脑浏览器 / 两者皆需)

【4. 数据从何处来、到何处去】
录入:________________________________(手动填写 / 导入文件 / 拍照)
导出与备份:____________________________(是否需要导出 Excel / 云端备份)

【5. 界面与风格】
风格:________________________________(简约 / 接近微信原生 / 不额外下载图片)
特殊要求:____________________________(例如"使用系统图标,无需自行找图")

【6. 验收标准】
做到何种程度算成功:________________________________
(例:能够记录、能够按周统计、数据不丢失)

一个填写完整的实际范例(报销垫付统计)

以下范例取自常见的办公场景,易于引起共鸣:

【1】场景:出差或办事时自行垫付费用,月底集中统计并向财务报销。
     痛点:手工维护 Excel 易遗漏、易算错,还需与财务反复核对。
【2】功能:① 记录每笔垫付(日期/事由/金额/类别)
           ② 按"待报销/已报销"标记状态
           ③ 自动计算总额、按类别汇总
           ④ 导出明细供财务使用
【3】用户:本人 + 团队同事;设备:手机微信(随时记录)
【4】录入:手动填写;导出:月底导出 Excel 交财务
【5】风格:简约,使用微信内置图标,不单独下载图片
【6】验收:打开即可记录;标记状态后总额自动更新;导出表格财务可直接使用

将上述内容直接发送给 AI,即可获得一个可用的雏形。若将业务场景替换为"客户跟进""设备巡检""安全交底",方法完全一致。


第二部分:与 AI 沟通的 10 条原则

仅有需求模板还不够,对话过程同样关键。以下 10 条,来自作者与 AI 协作完成四十余个文件、并经历多次返工后的总结。适用于所有希望借助 AI 完成工作的人员,并非程序员专属。

1. 给出具体场景,避免笼统表述

2. 描述期望行为,而非仅报告异常

3. 提供真实数据,便于 AI 对照修正

4. 说明技术约束(平台 / 界面 / 存储)

5. 说明体验期望

6. 给出具体数值与示例,而非"再加几个"

7. 大任务拆小步,循环验证(小步快跑)

8. 报错时完整粘贴控制台信息,而非自行猜测

9. 明确"原地修改"还是"重新生成"(防范文件丢失)

10. 遇到不懂的术语,顺手向 AI 询问


第三部分:完整实战案例(从一句话到可运行需求)

以下演示一个真实流程。目标:制作"班组安全交底记录"小工具(能源与工程场景,办公室人员可类比为"客户跟进记录")。

第 1 步:使用第一部分模板填写需求,发送给 AI

"我想制作一个'安全交底记录'小程序。场景:每日班前会,班长向工人交代安全事项与任务,目前纸质签字易丢失、难统计。功能:① 建立交底模板(作业内容/风险点/防护措施)② 班组长填写、工人电子签字 ③ 按日期/班组查询历史 ④ 导出供安监使用。用户:班组长;设备:手机微信;数据:本地存储并可导出;风格:简约、使用系统图标;验收:能记录、能签字、能查询、能导出。"

第 2 步:AI 生成雏形,使用小步快跑验证(原则 7)

您:"先仅完成'建模板 + 填写 + 列表'三部分,跑通后再处理统计。" AI:生成代码 → 您在模拟器中逐步点选验证。

第 3 步:发现问题,使用原则 2、3 描述期望行为

您:"签字页当前点击提交无反应。期望:点击提交后弹出'已签字'提示,并跳回列表,该条标记为'已签'。"

第 4 步:遇到报错,使用原则 8 粘贴控制台信息

您:"控制台报错:[粘贴红色报错内容]。请分析原因并修复,同时检查是否存在同类问题。"

结果:一个可用的安全交底小工具,零基础、利用零散时间通过十余次对话即可成型。替换为"客户跟进""设备巡检""费用统计",方法完全一致。


总结

办公室中那些"如果有个工具能……"的设想,如今多数已可由使用者自行实现。

先填写第一部分的模板,再带着 10 条原则与 AI 沟通——这正是 AI 赋予普通办公人员的实际红利。

下一部分列出作者日常使用的 AI 工具清单,便于按需选用,免去逐个试错。→ 02_亲测小工具清单.md

② 常用工具清单

随遇而学 · 作者 知行 · 仅列实际常用、确有提效的工具,并标注上手成本

市面 AI 工具数量庞大,宣传各有侧重。以下按"用途—适用人群—上手成本—点评"四栏,列出作者在日常办公中实际使用的几类工具。上手成本分为三档:低(约半小时可上手)、中(需半天熟悉)、高(需持续投入学习)。

说明:工具迭代较快,收费政策也常调整。下表反映当前情况,选用时建议再次确认。以下点评仅说明工具适用场景与注意事项。


一、录音转写类(会议纪要辅助)

工具 用途 适用人群 成本 点评
ima(腾讯) 微信内上传录音与文件,对话式转写并整理要点 常用手机、追求便捷的用户 依托微信生态,在聊天中即可将录音转为结构化文字,并能就内容继续追问。适合轻量整理,正式纪要建议二次核对
通义千问(阿里) 支持语音、音频输入,在对话中完成转写与提纲 需要快速整理录音的用户 通过 App 或网页上传音频,直接得到文字与摘要。长会议建议分段处理以保证准确
通义听悟 会议录音、视频转文字,自动生成提纲与待办 经常开会的职场人员 免费额度可满足日常,转写准确、能区分发言人。会议结束后将文字交由 AI 整理纪要(见 ③ 的 01-01)
飞书妙记 飞书会议自动转写与字幕 使用飞书办公的团队 与飞书生态衔接顺畅,无需另行传输文件。局限在于脱离飞书后用途有限
微信语音转文字 语音消息转文字 全体用户 适合临时短语音,长会议效果不佳,不宜用于正式纪要整理

二、AI 对话编程类(非技术人员搭建工具)

工具 用途 适用人群 成本 点评
CodeBuddy(腾讯) 在微信开发者工具内通过对话编写小程序代码 希望自建小工具、零基础用户 作者开发的内部小工具即基于该工具。中文对话、可运行可修改。复杂逻辑需多轮沟通,需保持耐心(见 ① 的 10 条原则)
Cursor / Trae 在电脑端通过对话编写代码(网页、脚本) 愿意在电脑端操作的用户 比小程序更自由,可编写 Python 自动化报表。但需配置运行环境,对非技术人员门槛相对较高

三、知识库与笔记类

工具 用途 适用人群 成本 点评
ima 知识库(腾讯) 在微信内直接存储、查询个人资料,亦可处理录音与文件 主要使用手机、追求便捷的用户 在微信内即可使用,存储文章与文件后可即时问答,适合轻量使用;录音转写类已述其上传音频的用法
Obsidian 本地笔记与双向链接,内容随积累形成体系 笔记较多、愿意整理的用户 数据存于本地,不依赖平台。纯本地、免费。局限在于同步需另行配置
Hugo + 本地预览 约十分钟搭建个人知识库或博客 希望资料"可检索、有条理"的用户 作者多篇长文即源于此。无需编写代码,由 AI 协助调整配置

四、Excel 与表格辅助类(报表减负)

工具 用途 适用人群 成本 点评
WPS AI / 微软 Copilot 在表格内通过对话生成公式、制作图表 频繁使用 Excel 的人员 直接表述"帮我计算各月合计""制作环比图",即可获得公式,比自行查阅函数更快。注意复杂表格仍可能出错,结果需核对
本包 Excel 模板(④) 周报汇总、报销追踪、待办跟进,内置现成公式 全体用户 作者专门制作,打开即可使用,无需自行编写公式。见 真实文件模板/办公减负Excel模板.xlsx

五、文档与 OCR 类

工具 用途 适用人群 成本 点评
扫描全能王 / 微信 OCR 拍摄纸质文件转为文字或表格 经常处理纸质材料的人员 报销贴票、合同录入等场景常用。微信自带的"转文字"功能亦可满足日常需求
腾讯文档 / 飞书文档 多人在线协同与模板库 团队 周报、纪要可直接在线撰写,免去反复传输文件。其模板中心可节省不少排版时间

六、内容创作类(公众号与短视频)

工具 用途 适用人群 成本 点评
WordBuddy(腾讯) 内置专家与技能(Skill)的 AI 助手,按场景调用完成撰写、润色 需要稳定产出公众号内容的人员 直接选用"公众号运营专家"等专家,配合各类技能可快速成稿,省去自行搭建提示词。其专家与技能体系对日常内容创作与排版尤为实用
豆包 / Kimi / 通义 撰写大纲、拟定标题、润色文案 需要产出内容的人员 通用型工具,将 ③ 中的提示词发送即可使用。豆包中文表达自然,Kimi 擅长长文,通义听悟转写能力突出
剪映 AI 口播视频自动字幕与提词 制作短视频的人员 提词器与自动字幕功能,可大幅缩短口播录制时间。配合 ③ 的 02-03 脚本模板使用效果更佳

选用建议

工具虽多,核心原则只有一条:把重复、费时的机械性工作交给 AI,人将精力用于判断与决策。不宜贪多,建议先挑选与每日工作最贴近的一两类用熟,其价值远高于安装一排却很少使用的工具。

下一部分提供 20 个复制即可使用的提示词,可直接投入工作。→ 03_即取即用提示词库.md

③ 20 个即取即用提示词

随遇而学 · 作者 知行 · 复制即可使用,不依赖特定 AI 工具

以下 20 个提示词,是作者结合读者反馈反复打磨的"实战款",覆盖四类最常见的办公负担场景:AI 辅助办公、内容创作、数据分析、项目管理。

使用方法:找到当日最迫切的一条 → 复制"直接复制的提示词"整段 → 将【】中的内容替换为实际情况 → 发送给任意 AI 工具(豆包、Kimi、通义、文心、ChatGPT 等均可)→ 回车。

进阶建议:AI 生成的第一版通常不是终版。在结果后补充一句"再精简一些""改用更正式的措辞""用表格呈现",质量往往明显提升。建议多轮交互。


01 AI 辅助办公(日常减负)

将最耗时的杂事交由 AI 处理:会议、邮件、周报、长文、流程文档,一次成型。

01-01 会议纪要整理

适用场景:会议结束后有一段录音转写或杂乱笔记,需要整理为清晰的纪要以供团队传阅。

痛点:手工整理往往耗时较长,且容易遗漏决议事项与待办责任人。

使用说明: 1. 将会议录音通过微信、飞书或通义听悟转为文字,或直接粘贴手写笔记。 2. 复制下方提示词,将文字填入【】处,发送给任意 AI 工具。 3. 数十秒即可获得结构化纪要,复制至飞书或企业微信文档即可发出。

直接复制的提示词

你是一位资深行政助理。请帮我把下面的会议记录整理成一份专业纪要,严格按以下结构输出:
一、会议基本信息(时间/参会人/主题,文中未提及可标"待补")
二、核心决议(编号列出,每条一句话)
三、待办事项(表格:事项 | 责任人 | 截止时间 | 优先级)
四、遗留问题/风险(如有)
五、3 句话摘要(供未参会领导阅读)
要求:仅基于提供的信息,不编造;待办必须包含责任人与时限;语言简洁。

会议记录如下: 【将转写文字或笔记粘贴于此】

输入示例

周三周会,老张表示报表系统需要更换,小李负责调研,月底出方案;小王的客服排班下月起调整;预算一事财务尚未批准,需继续催促。

预期输出效果

二、核心决议 1. 报表系统启动更换,由小李牵头调研。 2. 客服排班自下月起调整,由小王落实。 三、待办事项

事项 责任人 截止 优先级
报表系统选型方案 小李 本月底
客服排班调整表 小王 下月1日前
催预算审批 待定 本周内

进阶 / 变体:在提示词末尾加"用飞书多维表格的格式输出待办",可直接导入。补充一句"将待办改为可勾选清单"更便于跟进。


01-02 邮件与微信回复起草

适用场景:收到客户、领导或合作方的来件,需要得体、清楚地回复,但不知如何措辞。

痛点:反复斟酌措辞,要么过于生硬,要么要点不清,还容易遗漏关键信息。

使用说明: 1. 列出对方原话(或大意)与您的回复意图。 2. 复制提示词,填好【】中的两项,发送给 AI。 3. 从生成的两个或三个版本中选取一个,按需微调后即可发送。

直接复制的提示词

你是一位沟通得体、高效的职场助手。请根据"对方来件"和"我的意图",帮我起草回复。
要求:
1. 先给出一个【专业正式版】,再给出一个【简洁友好版】。
2. 每版均先点明核心结论,再展开;不赘述。
3. 语气符合商务沟通,不卑不亢。
4. 如我的意图中存在不确定信息,用[?]标出需我确认之处。

对方来件: 【粘贴对方原话或大意】

我的意图: 【我想回复的核心意思,例如:同意合作但报价需再谈,希望约周五电话沟通】

输入示例

对方来件:你们上次报的方案我们领导基本认可,就是价格偏高,看能否让步,另外交付时间能否提前。 我的意图:可小幅让价 3%,但交付时间只能提前一周,超出难以实现,希望先电话对齐再签约。

预期输出效果

【专业正式版】 感谢认可。价格方面我方可让利 3%,交付周期可相应提前约一周;更大调整空间暂不具备。为高效推进,建议本周内电话对齐细节后正式签约,您看是否方便? 【简洁友好版】 方案我们很希望落地!价格可再让 3%,交期提前一周没有问题。更多调整则难以承受,咱们先通个电话对齐,再走签约?

进阶 / 变体:变体:加一句"改为微信语音转文字的口语风格"可用于直接发送语音;加"英文版"可用于涉外沟通。


01-03 周报与日报生成

适用场景:周末或下班前需要将本周或当日工作整理成报告,但思路零散、难以落笔。

痛点:完成的事项不少,却写不出重点,要么流水账,要么遗漏亮点。

使用说明: 1. 无需整理,将零散事项以口语随手列出即可。 2. 复制提示词,将清单填入【】,注明角色与汇报对象。 3. 获得结构化工报,可直接提交或进一步润色。

直接复制的提示词

你是一位擅长提炼重点的职场教练。请将我零散的工作记录整理成一份周报。
我的角色:【如 项目助理 / 部门主管】
汇报对象:【如 直属领导 / 团队群】

请按此结构输出: 一、本周核心成果(3-5 条,每条用"动作+结果",突出量化) 二、进行中 / 风险(如有阻塞需写清) 三、下周计划(按优先级,2-4 条) 四、一句话总结(供领导阅读的亮点) 要求:口语转书面但不套话;能量化的必须量化;无信息则不编造。

我的工作记录: 【将零散事项粘贴于此,例如:跟进3个客户、制作月度表、召开2次会、协助同事修订PPT】

输入示例

本周跟进 A、B 两个客户,B 表示需考虑;完成上月销售表;周二、周四召开项目会;协助市场部修改发布会 PPT;了解竞品一项新功能。

预期输出效果

一、本周核心成果 1. 跟进 A、B 两客户,B 进入评估阶段,已建立跟进清单。 2. 完成上月销售表,数据已同步财务。 3. 协助市场部优化发布会 PPT,反馈良好。 二、进行中 - B 客户决策待下周确认(风险:竞品介入)。 三、下周计划 1. 推进 B 客户签约(高) 2. 输出竞品分析短报(中)

进阶 / 变体:进阶:末尾加"用项目符号列表、每点不超过 25 字"适合群发;加"另写 3 条我对项目的思考"可体现见解。


01-04 长文档与合同速读摘要

适用场景:收到数十页的方案、合同或报告,需要在数分钟内抓住重点。

痛点:通读全文耗时过长,跳读又担心遗漏关键条款与风险。

使用说明: 1. 将文档正文(或关键章节)粘贴进来,长文可分次处理。 2. 复制提示词,填好关注点,发送给 AI。 3. 获得摘要与风险点,便于更快决策。

直接复制的提示词

你是一位严谨的分析师。请帮我速读下面的文档并输出:
一、3 句话核心结论(文档主旨、对我方的意义)
二、关键要点(编号,每条一句话,覆盖文档主旨)
三、需警惕的风险点 / 不利条款(如合同中的责任、时限、费用、退出机制)
四、我应追问 / 确认的问题清单
我的关注点:【如 费用、违约责任、交付标准 —— 可留空表示全面】

文档内容: 【粘贴文档正文】

输入示例

一份 8 页的软件采购合同,关注费用与违约责任。

预期输出效果

一、核心结论 本合同为年度订阅制,总价含 12% 服务费;违约方需赔偿未履行部分 30%,且无明确 SLA 赔付上限,对我方偏不利。 三、风险点 - 违约金比例偏高(30%),且未设供应商服务不达标的上限赔偿。 - 自动续约条款:到期前 30 日未书面终止则顺延一年。 四、应确认 - 能否增加供应商 SLA 不达标赔偿上限? - 自动续约提醒机制能否改为需双方确认?

进阶 / 变体:变体:将"文档"替换为"网页链接中的内容"(先粘贴正文),或加"用通俗易懂的语言解释"用于科普。


01-05 SOP 与流程文档生成

适用场景:团队反复出现同类问题,希望将某项工作沉淀为标准作业流程,但不熟悉文档写法。

痛点:清楚需要编写 SOP,但结构如何搭建、每步写到何种粒度缺乏概念。

使用说明: 1. 用一两句话说明"需要规范哪项工作"。 2. 复制提示词,填好场景与适用岗位,发送给 AI。 3. 获得可直接落地的 SOP 文档框架,补充细节即可。

直接复制的提示词

你是一位流程管理专家。请为我生成一份标准作业流程(SOP)文档,主题:【如 新员工报销办理】。
适用岗位:【如 行政 / 全员】。
请按以下结构输出(使用 Markdown):
1. 目的与适用范围
2. 角色与职责(RACI 简表)
3. 操作步骤(编号,每步含:动作 / 注意点 / 产出物)
4. 关键控制点 / 常见错误
5. 所需表单与系统
6. 异常处理
要求:步骤具体到"下一步点击何处、填写什么",避免"妥善处理"之类空话。

输入示例

主题:客户资料归档。适用岗位:销售助理。

预期输出效果

  1. 操作步骤
  2. 接收资料:销售签约后 1 日内,将合同扫描件发至归档群。注意:原件勿遗失。产出:扫描件。
  3. 命名归档:按"客户名_日期_类型"重命名,上传至共享盘或客户资料库对应文件夹。注意:日期用 8 位 YYYYMMDD。
  4. 登记台账:在《客户资料台账》填写一行(客户/资料类型/归档人/日期)。产出:台账更新。
  5. 关键控制点:合同类必须双份(云盘 + 本地),缺失即预警。

进阶 / 变体:进阶:加"输出为可打印的 A4 检查清单格式",可直接张贴或群发。


02 内容创作(公众号与短视频)

从选题、大纲、初稿、标题到脚本与社群文案,系统完成,创作不再停滞。

02-01 公众号大纲与初稿

适用场景:计划撰写一篇公众号文章,有大致方向,但不清楚如何展开、如何开头。

痛点:面对空白文档迟迟无法下笔,反复删改,耗费大量时间。

使用说明: 1. 明确文章话题与独特角度(即便尚不清晰)。 2. 复制提示词,填好【】中的三项,发送给 AI。 3. 获得大纲与开头初稿,顺势即可成稿。

直接复制的提示词

你是一位擅长将复杂内容讲解得通俗清晰的实务类公众号作者(风格参考「随遇而学」:务实、有案例、面向办公人群)。
请为我撰写一篇公众号文章,主题:【如 AI 如何帮助行政人员半小时完成周报】
目标读者:【如 普通办公人员 / 行政人事】
我的独特角度或素材:【如 我有 20 年经验,常用通义 + Excel,举一个真实小例子】

请输出: 1. 5 个备选标题(附点击理由) 2. 文章大纲(5-7 个小节,每节一句话说明写什么) 3. 开头 300 字初稿(以痛点切入,语言通俗) 4. 结尾引导(关注 / 留言互动话术) 要求:不堆砌术语;每节均可落地;字数控制在 1200-1800 字。

输入示例

主题:用 AI 将每月经营分析从 2 天压缩至 2 小时。读者:中小企业管理者。角度:本人带团队实测过,附一张前后对比表。

预期输出效果

  1. 大纲 一、经营分析为何总是加班(痛点) 二、先把数据"喂对":3 张表即够(方法) 三、让 AI 担任分析角色:提示词直接套用(核心) 四、团队前后对比(案例 + 表) 五、常见误区:勿让 AI 编造数据(提醒) 六、今日即可尝试的一小步(行动)
  2. 开头初稿 每到月底,财务与运营便开始加班。我带过十几个项目,经营分析最常见的症结并非不会计算,而是"数据分散、口径混乱、撰写报告比核算更累"。今天介绍一项我们实测过的小改造……

进阶 / 变体:进阶:初稿完成后补充"将第三节扩写为 500 字,并加入具体提示词示例",直接补足核心章节。


02-02 十个标题生成

适用场景:文章已完成,却卡在拟定标题——好标题直接影响打开率。

痛点:拟定的标题要么平淡,要么近似标题党,难以判断哪一条更有效。

使用说明: 1. 写明文章主题与核心卖点。 2. 复制提示词,发送给 AI。 3. 从十个标题中选取,或组合混搭。

直接复制的提示词

你是一位公众号标题撰写专家。请为下面这篇文章生成 10 个标题,覆盖不同风格:
- 2 个"痛点 + 数字"型(如:3 个方法,告别加班)
- 2 个"反常识 / 悬念"型
- 2 个"干货清单"型(如:XX 的 5 个模板)
- 2 个"身份代入"型(如:行政人员必读)
- 2 个"结果导向"型(如:我用 XX 节省 XX)
文章主题:【如 用 AI 制作 Excel 报表】
核心卖点:【如 零基础、半小时出表、附模板】
要求:每个标题后括号标注风格类型;不夸大、不制造焦虑;符合微信规范。

输入示例

主题:用 AI 整理会议纪要。卖点:录音转文字后 30 秒出纪要、免费工具、附提示词。

预期输出效果

  1. 开会 2 小时,纪要 30 秒:办公人员必备(痛点 + 数字)
  2. 别再手工整理会议纪要(反常识 / 悬念)
  3. 整理会议的 4 个 AI 提示词,直接套用(干货清单)
  4. 行政岗位建议收藏:会议纪要不再困扰(身份代入)
  5. 用这一招,每周省出半天时间(结果导向) ……(共 10 个)

进阶 / 变体:变体:加"为每则标题预估一个打开率档次(高 / 中 / 低)并说明理由",辅助 A/B 选择。


02-03 短视频口播脚本

适用场景:计划制作视频号或抖音口播,知识点明确,但不知如何在 60 秒内讲完并留住观众。

痛点:一开始录制便忘词,要么啰嗦,要么缺少钩子,完播率偏低。

使用说明: 1. 写明要讲的干货点与目标平台。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得分镜脚本(含钩子 / 正文 / 金句),照稿即可录制。

直接复制的提示词

你是一位短视频脚本编剧。请为以下内容撰写一段口播脚本,平台:【如 视频号】,时长:【如 45 秒】。
要讲的干货:【如 用 AI 将 Excel 重复操作录为一键宏】
目标观众:【如 上班族】

请按此格式输出: 【0-3 秒 钩子】一句话抓住注意力(抛出痛点或反差) 【3-35 秒 正文】2-3 个步骤 / 知识点,通俗、有画面感 【35-42 秒 价值】观众能获得什么 【42-45 秒 引导】关注 / 留言话术 【金句】一句可截图的话 要求:全程通俗,不用专业术语;每句不超过 20 字更易于念读。

输入示例

平台:视频号,时长:40 秒。干货:用通义听悟将会议录音转为纪要。观众:职场人员。

预期输出效果

【0-3 秒 钩子】开会两小时,纪要写一下午?不必了。 【3-35 秒 正文】第一步,录音导入通义听悟,自动出文字。第二步,将文字交给 AI,要求"整理为待办表"。第三步,复制进文档,完成。 【35-42 秒 价值】此后开会,您只需聆听,纪要由其完成。 【42-45 秒 引导】我是知行,关注我,让办公更从容。 【金句】机器承担繁琐,人才专注判断。

进阶 / 变体:变体:加"将同样内容再生成一版'图文号'适用的九宫格文案",一次产出多平台素材。


02-04 朋友圈与社群文案

适用场景:需要在朋友圈或社群推广一项活动、资料或产品,写法过于生硬则无人问津。

痛点:要么像发传单易被屏蔽,要么过于软性缺乏转化。

使用说明: 1. 写明推广内容与期望用户执行的动作。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得多条不同风格文案,按需发往不同群组。

直接复制的提示词

你是一位懂用户心理的社群运营。请为下面内容撰写 4 条朋友圈 / 社群文案,风格各异:
1. 干货价值型(先提供有用内容,再轻量引导)
2. 故事型(用一个简短经历引出)
3. 福利型(直接赠送,降低门槛)
4. 互动型(抛问题引发留言)
推广内容:【如 免费领取 AI 减负模板包】
期望动作:【如 关注公众号并回复"模板"】
要求:每条不超过 120 字;不虚构;福利型明确写清领取步骤;不引起反感。

输入示例

内容:随遇而学公众号赠送 20 个 AI 办公模板。动作:关注后回复"模板"自动发送。

预期输出效果

  1. 干货型:开会总加班整理纪要?我整理了 20 个 AI 模板,会议纪要 / 周报 / 数据分析可直接套用。有需要的,前往公众号「随遇而学」回复"模板"即可领取。
  2. 故事型:上周协助同事用 AI 将周报从 1 小时压缩至 5 分钟,对方颇为惊讶。其实只靠一套模板。同名公众号回复"模板",免费获取。
  3. 福利型:20 个 AI 办公模板免费赠送。步骤:关注「随遇而学」→ 回复"模板"→ 自动发送。数量有限,尽早领取。
  4. 互动型:各位周报一般写多久?我已借助模板压缩至 5 分钟。想了解的,公众号回复"模板",发送同款给您。

进阶 / 变体:变体:加"将第 1 条改写为带表情符号的年轻化版本,第 3 条改写为克制的商务版本",精准投放不同人群。


02-05 读书与观影笔记

适用场景:读完书或看完电影有所感触,希望写成可发公众号或朋友圈的笔记,却无从下笔。

痛点:感受很多但落笔即散,写成流水式感悟无人阅读。

使用说明: 1. 简单写下真实感受或书中金句。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得结构化笔记,可直接发布或再加工。

直接复制的提示词

你是一位有思想的读书博主。请帮我将下面的素材整理成一篇读书 / 观影笔记。
作品:【书名 / 片名】
我的感受或素材:【粘贴零散想法、金句、情节】
用途:【如 发公众号 / 发朋友圈】

请按结构输出: 一、一句话推荐(给未看过的) 二、3 个最打动我的点(每点:原文 / 情节 + 我的联想) 三、一句可截图金句 四、适合谁看 / 不推荐谁 五、结尾互动(抛一个问题引发留言) 要求:有我自己的真实声音,不堆砌剧情简介;克制不煽情。

输入示例

作品:《基督山伯爵》。感受:复仇虽爽,更打动我的是等待与希望;结尾"人类全部智慧就在等待与希望"希望用上;适合低谷时阅读。

预期输出效果

一、一句话推荐:一本让您相信"熬过去"值得阅读的复仇史诗。 二、打动我的点 1. 等待与希望:主角十四年牢狱后仍能翻盘,依靠的不是仇恨而是耐心。联想到职场低谷中最难的也是"等待"。 2. …… 三、金句:"人类的全部智慧就包含在这两个词里:等待和希望。" 四、适合谁看:正处低谷、需要底气的人。 五、互动:您是否有哪本书,陪您熬过一个艰难阶段?

进阶 / 变体:进阶:加"将全文压缩为 15 条朋友圈九宫格图文文案",可同步多平台分发。


03 数据分析(Excel 与报表)

即便不擅长公式,也能让 AI 担任分析角色:诊断表格、撰写月报、分析问卷、清理数据、选择图表。

03-01 Excel 表格智能诊断

适用场景:手头有一张表,想知道何处可优化、该使用什么公式或函数,但自身并不熟悉。

痛点:表格能勉强使用,但效率低、易出错,又不清楚问题所在。

使用说明: 1. 描述表格"结构"(列名 + 少量样例数据即可,无需全表)。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得问题清单与具体函数 / 公式建议。

直接复制的提示词

你是一位 Excel 专家。请诊断下面这张表并给出改造建议。
表格用途:【如 销售日报表】
列结构(列名 + 说明):【如 日期、销售员、区域、金额、是否回款】
样例数据(2-3 行):【粘贴】
我当前的痛点:【如 每月手工汇总太慢、容易遗漏】

请输出: 1. 当前表的 3 个主要问题 2. 推荐的函数 / 功能(如 SUMIFS、数据透视表、Power Query),并给出可直接使用的公式示例 3. 一张"自动化后"的建议表结构 4. 给初学者的下一步操作顺序(点击何处、如何操作) 要求:公式能直接复制;步骤具体到菜单名称。

输入示例

用途:月度费用表。列:部门、月份、类别、金额。痛点:每月求和依靠筛选,容易出错。

预期输出效果

  1. 主要问题:① 金额分散在多行,靠手工筛选汇总,易遗漏;② 无统一月份格式;③ 缺少分类汇总。
  2. 推荐:使用【数据透视表】一键汇总。操作:选中数据 → 插入 → 数据透视表 → 行放入"部门""类别"、值放入"金额"求和。或使用公式 =SUMIFS(金额列,部门列,"行政",月份列,"2026-07")。
  3. 建议结构:保留明细表 + 新增"透视汇总表"分月查看。
  4. 下一步:先将月份列统一为 YYYY-MM,再建立透视表。

进阶 / 变体:进阶:加"将公式写为可直接用于当前表格的具体单元格引用(如 C2:C100)",复制即生效。


03-02 经营月报自动撰写

适用场景:月底需将一堆经营数据写成供领导阅读的文字月报,却不知如何"说人话"。

痛点:数据有、结论无,写出来的内容像把 Excel 又抄了一遍。

使用说明: 1. 列出关键指标与同比、环比数字。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得有结论、有建议的月报叙述。

直接复制的提示词

你是一位懂业务的经营分析专家。请基于以下数据,撰写一份给管理层阅读的月度经营简报(800 字内)。
本期核心数据:【如 营收 120 万,环比 +8%,同比 -3%;毛利 42%;新客 80,流失 15】
上月对比 / 目标:【如 目标 130 万未达成;上月营收 111 万】
需重点说明的事项:【如 某区域下滑明显】

请输出: 一、总体结论(1 段:是否达标 + 主因) 二、亮点(2-3 条,附数据) 三、问题 / 风险(2-3 条,附数据) 四、下月建议(3 条可执行动作) 要求:结论先行;每个判断均附数据;建议具体可执行,不写"加强管理"之类空话。

输入示例

营收 120 万环比 +8% 同比 -3%,目标 130 万;毛利 42% 降 2 个点;新客 80 流失 15;华东区环比 -20%。

预期输出效果

一、总体结论:本月营收 120 万,环比增 8% 但未达 130 万目标,同比降 3%,增长主要依赖存量客户,新客转化偏弱。 二、亮点:整体环比回升 8%;存量客户复购稳定。 三、问题:① 华东区环比骤降 20%,需排查;② 毛利降 2 点至 42%,成本承压;③ 新客流失率 19%(15/80)偏高。 四、建议:① 本周约谈华东负责人定位下滑;② 复盘高毛利品占比;③ 建立新客 7 日跟进 SOP 降低流失。

进阶 / 变体:变体:加"将同样内容输出为 PPT 结构:每页一句标题加 3 个要点",可直接用于汇报。


03-03 问卷与满意度结果分析

适用场景:发放问卷收回大量回答,需要提炼出"大家究竟如何看待"的结论。

痛点:开放式回答难以通读,量化题目也不知如何交叉解读。

使用说明: 1. 将问卷题目与汇总数据(或典型回答)整理粘贴。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得核心发现、行动项与可视化建议。

直接复制的提示词

你是一位调研分析师。请分析下面的问卷结果并输出洞察。
问卷主题:【如 员工满意度调研】
题型与数据:【粘贴各题选项分布 / 均值,或典型文本回答】
样本量:【如 86 人】

请输出: 1. 3 个最关键发现(每条:数据 + 意味着什么) 2. 最需警惕的 1-2 个信号 3. 建议制作的可视化图表(柱状 / 矩阵 / 词云等,说明放置内容) 4. 3 条可落地的改进行动 要求:结论基于数据不臆测;开放题需归纳共性主题而非罗列。

输入示例

主题:培训满意度。数据:整体满意度 4.1/5;"内容实用" 4.5、"时间安排" 3.2;开放题多抱怨"占用周末"。样本 60。

预期输出效果

  1. 关键发现:① 内容实用获认可(4.5),培训方向正确;② 时间安排仅 3.2,是最大短板;③ 开放题高频词"周末"占比高。
  2. 警惕信号:时间安排低分可能降低后续参训意愿。
  3. 可视化:满意度各维度条形图(凸显时间项落差);开放词云(周末)。
  4. 行动:① 改至工作日下午或分两次;② 保留实用内容模块;③ 下期前测时间偏好。

进阶 / 变体:进阶:将原始开放回答也粘贴进来,加"用主题建模归纳为 5 个聚类,各给一句代表语录",汇报更具说服力。


03-04 数据清洗指令生成

适用场景:拿到一张脏表(重复、格式乱、缺值),希望整理却不会编写操作或代码。

痛点:清楚需要清洗,但不确定使用 Excel 还是 Python,步骤也说不清楚。

使用说明: 1. 描述表的现状与期望的"干净样子"。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得分步操作(Excel 版或 Python 版任选)。

直接复制的提示词

你是一位数据处理工程师。请给我一份将"脏表"变为"干净表"的可执行方案。
当前表问题:【如 姓名有空格、日期格式乱、有重复行、金额混用单位】
目标样子:【如 姓名去空格、日期统一 YYYY-MM-DD、去重、金额统一为元】
我的工具水平:【Excel 初级 / 会一点 Python】

请输出: 1. 清洗步骤清单(按顺序) 2. 若用 Excel:每步具体菜单操作 3. 若用 Python:可直接运行的 pandas 代码(带注释) 4. 清洗后建议的校验方法(如何确认未洗错) 要求:按我的水平二选一;代码能运行、变量名对应我的列。

输入示例

问题:客户名前后有空格、手机号有的带"+86"、有完全重复的行。目标:去空格、去"+86"、去重。工具:Excel 初级。

预期输出效果

  1. 步骤:① 去除姓名空格 ② 清除手机号前缀 ③ 去除重复行。
  2. Excel 操作:① 选中姓名列 → 数据 → 分列 → 完成(可去除不可见空格),或使用 TRIM 公式新建列。② 选中手机号列 → Ctrl+H → 查找"+86"替换为空。③ 数据 → 删除重复值 → 勾选全部列 → 确定。
  3. 校验:去重后行数应 = 原行数 - 重复数;随机抽 5 行核对手机号已无"+86"。

进阶 / 变体:变体:加"另提供一段 Power Query 的 M 代码,使同结构表格可一键刷新",形成可复用流程。


03-05 图表选型与解读建议

适用场景:有一组数据需要汇报,但不确定应绘制何种图表,图表做出后也不会"讲解"。

痛点:随手画个饼图,领导追问"所以呢"却答不上来。

使用说明: 1. 描述要表达的数据关系与受众。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得图表选型、配色与解读话术。

直接复制的提示词

你是一位数据可视化顾问。请帮我将数据讲清楚。
我想表达的内容:【如 各区域季度销售额对比 + 全年趋势】
数据类型:【如 4 个区域 × 4 个季度 的数值】
受众:【如 领导 / 客户 / 团队】

请输出: 1. 推荐图表(主图 + 可选图),说明适用原因 2. 关键设置建议(坐标轴 / 配色 / 是否堆叠,避免误导) 3. 该图应配的一句话结论(图上或汇报时讲述) 4. 被追问时的 2-3 句补充说明(应对"所以呢") 要求:不推荐会误导的图(如百分比之和不等于 100% 时使用饼图);结论先于图表。

输入示例

内容:华东 / 华南 / 华北 / 西部 四个季度销售额,希望查看对比与全年走势。受众:领导。

预期输出效果

  1. 推荐:主图使用【分组柱状图】对比各区域每季表现;叠加【折线】展示合计趋势(柱线组合图)。适用:既能比较区域又能查看走势。
  2. 设置:纵轴从 0 起防夸大;用同色系区分区域、合计线用深色加粗;季度按时间排序。
  3. 一句话结论:全年合计增长 12%,华东贡献最大(占 38%)且逐季走高。
  4. 追问补充:① 西部基数低但增速最快(+25%);② 华南 Q3 回落需关注;③ 增长依赖存量客户。

进阶 / 变体:进阶:加"将结论整理为一页'图表 + 三句话'的汇报卡片",直接贴入 PPT。


04 项目管理(中小团队)

小团队即便没有 PMO,也能专业运转:计划、拆解、复盘、风险、需求,模板齐备。

04-01 项目计划一键生成

适用场景:接到新项目,领导要求排期,却从空白文档开始发愁。

痛点:计划要么过粗无法执行,要么过细写不完,里程碑也定不准。

使用说明: 1. 写明项目目标、周期与大致人手。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得计划、排期与里程碑,导入项目管理工具即可。

直接复制的提示词

你是一位资深项目经理。请为一个项目生成完整计划。
项目目标:【如 上线内部报销系统】
周期:【如 8 周】
团队 / 人手:【如 产品 1 + 开发 2 + 测试 1,兼职设计 0.5】
关键约束:【如 需与财务系统对接、预算有限】

请输出: 1. 项目目标拆解(OKR 式:目标 + 2-3 个关键结果) 2. 工作分解 WBS(3 层:阶段 → 任务 → 动作) 3. 时间排期表(周次 | 阶段 | 主要交付物 | 负责人) 4. 里程碑(3-5 个,含时间点与验收标准) 5. 需老板 / 协作方确认的 2-3 个前置项 要求:排期留缓冲;负责人具体到角色;里程碑有可验证标准。

输入示例

目标:上线内部报销系统。周期:8 周。人手:产品 1、开发 2、测试 1。约束:对接财务系统。

预期输出效果

  1. 目标:8 周内上线报销系统。KR:① 覆盖 100% 报销场景 ② 单次报销 ≤10 分钟 ③ 与财务系统打通。
  2. 排期:W1 需求确认 / W2 设计 / W3-5 开发 / W6 联调 / W7 测试 / W8 上线(各含交付物与负责人)。
  3. 里程碑:M1 W2 末需求签字;M2 W5 末开发完成可演示;M3 W8 上线。
  4. 前置确认:财务系统接口文档(本周)、报销规则口径。

进阶 / 变体:进阶:加"将排期导出为甘特图所需的'任务 / 开始 / 结束 / 依赖'表格",可直接导入 Project 或 Excel 绘图。


04-02 任务拆解(WBS)助手

适用场景:领导交付一个大任务,不知从何入手、如何分配他人。

痛点:大任务直接执行必然出错,但拆到何种粒度才合理缺乏把握。

使用说明: 1. 用一句话描述大任务。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得可执行的子任务清单(含验收标准)。

直接复制的提示词

你是一位任务拆解专家。请将下面这个大任务拆成可分配给他人的子任务。
大任务:【如 筹备一场 100 人线下客户沙龙】
可用人员 / 角色:【如 我 + 2 名同事,可外协】

请输出: 1. 子任务清单(每个含:名称 / 具体动作 / 交付物 / 验收标准 / 建议负责人角色 / 预估工时) 2. 任务间的依赖顺序(哪些必须先后) 3. 容易遗漏的 2-3 个隐藏任务(如应急预案、物料备份) 要求:拆到"新人照做也能完成"的粒度;验收标准可检查;不写空话。

输入示例

大任务:将公司官网从旧版改版上线。人手:我 + 1 设计 + 1 前端。

预期输出效果

  1. 子任务:
  2. 需求梳理:访谈 3 个部门列诉求 →《改版需求表》→ 含优先级 → 我 → 2 天
  3. 信息架构:绘制栏目树 → 站点地图 → 我 → 1 天
  4. 视觉设计:输出首页 + 内页稿 → 设计稿评审通过 → 设计 → 3 天
  5. 前端开发:按稿切页 → 可点击 demo → 前端 → 5 天
  6. 内容迁移:旧文入库 → 内容无缺失核对表 → 我 → 2 天
  7. 上线验收:走查清单 → 签字 → 全员 → 1 天
  8. 依赖:需求 → 架构 → 设计 → 开发 → 内容 → 上线。
  9. 易漏:① 旧链接 301 重定向防止掉排名 ② 移动端适配测试 ③ 上线回滚预案。

进阶 / 变体:变体:加"将每个子任务改写为可放入 Trello 或飞书任务卡的标题 + 描述 + 截止时间",批量建卡。


04-03 周会与复盘模板

适用场景:每周需组织复盘或周会,但讨论容易跑偏、开完无结论。

痛点:会议沦为吐槽或流水汇报,问题未解决、下次仍犯。

使用说明: 1. 简述项目当前状态与已知问题。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得结构化复盘稿或议程,会上直接使用。

直接复制的提示词

你是一位引导复盘的主持人。请基于项目现状,生成一份复盘 / 周会材料。
项目 / 周期:【如 XX 项目 第 6 周】
已知状态:【如 开发完成 80%,联调延期 2 天,客户新增 1 项需求】
参会人:【如 项目组 + 领导】

请输出: 1. 会议议程(时间分配) 2. 进展概览(绿 / 黄 / 红 三色状态,每条附依据) 3. 问题深挖(对每个黄 / 红项:根因 → 影响 → 对策 → 责任人) 4. 下周聚焦(3 条最高优先级) 5. 需上升决策的事项(给领导的) 要求:对事不对人;每个问题都要有负责人与时限;避免"加强沟通"之类空话。

输入示例

项目:报销系统 第 6 周。状态:开发 80%,联调延 2 天,客户加 1 需求(发票 OCR)。参会:项目组 + 财务。

预期输出效果

  1. 进展:开发 黄(80%,联调延 2 天);需求 黄(新增发票 OCR 未评估);对接 绿(财务接口已提供)。
  2. 问题深挖:联调延期 → 根因前端资源被占用 → 影响上线风险 → 对策 W7 加班补回,负责人开发 → 时限 W7 三。新增 OCR → 根因客户临时提出 → 影响排期 → 对策评估 +2 天或二期,负责人产品。
  3. 下周聚焦:① 完成联调 ② 确认 OCR 范围 ③ 启动测试。
  4. 上升决策:OCR 是否纳入一期(涉及预算 / 排期)。

进阶 / 变体:进阶:加"将本复盘压缩为会前会后各发一次的 5 行群内周报",保持信息透明。


04-04 风险清单与应对

适用场景:项目即将启动或汇报,需要将"可能出问题的地方"提前列清。

痛点:风险靠主观判断,真正出事时才发现早该防范。

使用说明: 1. 描述项目背景与已知不确定因素。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得风险矩阵与应对措施,可直接进入汇报。

直接复制的提示词

你是一位风险管理顾问。请为项目识别风险并给出应对。
项目背景:【如 三个月后的行业展会,我方负责搭建与接待】
已知不确定因素:【如 供应商档期紧、天气、人流超预期】

请输出风险清单(表格): 风险描述 | 可能性(高/中/低) | 影响(高/中/低) | 等级 | 应对措施 | 触发预警信号 | 责任人 再给: 1. 排前 3 的高等级风险及首选对策 2. 一个简易监控节奏(每周 / 每阶段查什么) 要求:措施具体可执行;预警信号可观察;不写"密切关注"之类空话。

输入示例

背景:下月上线新系统,已知风险:老员工抵触、数据迁移可能出错、供应商交付晚。

预期输出效果

风险表(节选):

风险描述 可能性 影响 等级 应对措施 触发预警信号 责任人
老员工抵触 提前培训 + 找关键人带头 有人明确拒绝试用
数据迁移错 双盘备份 + 试迁校验 试迁差异率 > 1% 测试
供应商晚 合同罚则 + 备选 交付低于周计划 采购
1. 前 3 高等级:抵触(培训先行)、迁移错(校验机制)、晚交付(备选预案)。
2. 监控:每周五查迁移差异率与供应商周计划完成度。

进阶 / 变体:变体:加"将高等级风险改写为'如果……就……'的应急预案一句话版本",置于项目 wiki 首页。


04-05 需求与方案文档简化

适用场景:业务方交付一堆杂乱诉求,您需要写成开发或领导能看懂的清晰文档。

痛点:原始需求东一句西一句,直接转述开发看不懂、领导嫌啰嗦。

使用说明: 1. 将零散需求或诉求原话粘贴进来。 2. 复制提示词,填好【】,发送给 AI。 3. 获得结构化方案 / PRD 框架,补充细节即可。

直接复制的提示词

你是一位产品 / 方案顾问。请将下面的零散需求整理成规范文档。
背景:【如 销售反映客户总问"订单到哪了",想做个查询功能】
零散诉求(原话):【粘贴业务方的话 / 聊天记录】
文档用途:【如 给开发看的 PRD / 给领导看的方案】

请输出: 1. 问题定义(一句话:用户是谁、痛点是什么、现状缺口) 2. 目标与成功指标(可量化,如 查询响应 < 3 秒、咨询量降 30%) 3. 功能范围(必需 / 可选,MoSCoW 法) 4. 核心流程(用户视角步骤) 5. 待确认问题清单(向业务方回问) 要求:剔除矛盾与重复;区分"要什么"和"怎么实现";指标必须可测。

输入示例

背景:客服常被问订单进度。原话:"客户老打电话问到哪了""希望能自己查""最好微信里就能看""别太复杂"。用途:PRD。

预期输出效果

  1. 问题:客户(用户)无法自助查询订单进度,只能电话联系客服(痛点),现有系统无对外查询入口(缺口)。
  2. 目标:上线微信端订单查询;指标:自助查询占比 > 50%、相关来电降 30%。
  3. 范围:必需 = 按单号 / 手机号查状态与物流;可选 = 预计送达时间预测;MoSCoW 标好。
  4. 流程:微信入口 → 身份验证 → 输入单号 → 展示进度 → 异常处理提示。
  5. 待确认:身份验证用手机号还是微信 openid?物流数据从何处获取?

进阶 / 变体:进阶:加"将第 3 节功能范围绘制为优先级矩阵(价值 × 成本),说明取舍",辅助决策。


以上 20 条是「减负包」的通用核心。真正拉开差距的,是 ① 的需求方法与 ④ 的现成文件——请向前翻阅。

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